PowerPoint presenteren: 3 tips

Een zakelijke voordracht houdt voor 95% van de gevallen in: presenteren met PowerPoint. Het hulpmiddel is voor ons vanzelfsprekend geworden. Vrijwel ieder bedrijf met personeel in dienst heeft een standaard PowerPoint lay-out voor medewerkers die gaan presenteren. En de meeste professionals starten met het openen van PowerPoint wanneer ze een presentatie gaan voorbereiden.

Hoe kan het, dat een hulpmiddel is gepromoveerd tot hoofdmiddel?

In deze blog ga ik die vraag niet beantwoorden. Wel geef ik je 3 tips mee om te zorgen dat jij PowerPoint op een juiste manier inzet wanneer jij jezelf of je bedrijf weer zult presenteren.

PowerPoint wordt tijdens het presenteren belangrijker gemaakt dan de spreker en het verhaal.

Als trainer en expert wordt mij vaak gevraagd wat ik vind van presenteren met behulp van PowerPoint. Ik deel mijn mening hierover graag met je, aan de hand van een metafoor.

Zie een lange wand voor je, van bijvoorbeeld een huiskamer. De wand is leeg, op een prachtig schilderij na. Het is donker in de ruimte. Het enige licht komt van een spotje dat gericht is op de wand op de wand. Anders dan je verwacht, niet op het schilderij maar op een ‘kaal’ gedeelte van de muur.

Waar zou jouw aandacht heen gaan als je deze ruimte binnenloopt?

Niet het schilderij waarschijnlijk. Omdat dat in eerste instantie niet eens opvalt in de schaduw…

Dit is precies wat er gebeurd als je als spreker gaat presenteren met PowerPoint. Er schijnt een grote bak licht op een vel naast jou. En jij valt in het niet. Waarmee jouw boodschap ondergesneeuwd wordt door het hulpmiddel wat wordt ingezet.

Je voelt mijn standpunt ten aanzien van PowerPoint waarschijnlijk al aan komen… Ik vind dat dit hulpmiddel te vaak verkeerd wordt ingezet met presenteren. Super zonde! Want niets op het podium zo zou mogen schijnen als dat jij doet als spreker.

Niets op het podium zou zo mogen schijnen als de spreker zelf

Letterlijk en figuurlijk! Want jij en jouw verhaal zijn het fundament van je presentatie, waar optioneel nog een hulpmiddel aan gekoppeld kan worden ter ondersteuning.

Nu je mijn mening weet, snap je dat ik geen fan ben van presenteren met behulp van PowerPoint. Omdat velen dit verkeerd inzetten. De meeste mensen doen dat onbewust, uit gewoonte: zo doen we dat nou eenmaal binnen ons bedrijf.

Ook kom ik genoeg professionals tegen die het min of meer bewust verkeerd inzetten. Het gaat om mensen die presenteren toch al heel spannend vinden. Wanneer ze een rijkelijk gevulde PowerPoint presentatie hebben, kunnen ze zich hier achter verschuilen, wat ze meer gevoel van zekerheid geeft.

Als presenteren toch niet meer vanzelfsprekend verbonden zou zijn aan PowerPoint…

Beter gebruik van PowerPoint tijdens presenteren begint met de bewustwording dat het een HULPmiddel is. En ook in die hoedanigheid mag worden ingezet. Zet jouw inhoudelijke boodschap (de structuur van je verhaal) voorop. Richt je dan op de manier waarop je hem overdraagt (het non-verbale aspect). En ga je dan pas bezig houden met de eventuele toevoeging van een presentatie hulpmiddel. Alleen bij die volgorde krijgt PowerPoint een gepaste plek tijdens het geven van een presentatie.

PowerPoint alternatieven tijdens presenteren

Wat we wel eens vergeten, is dat er ook andere hulpmiddelen zijn dan PowerPoint. Meer dan je nu waarschijnlijk denkt! Lees hier een blog met een mooi voorbeeld van een alternatief.

Vind ik dan dat we PowerPoint helemaal af moeten schrijven? Nee. Er zijn wel degelijk situaties waarin PowerPoint en presenteren goed samengaan.

Omdat een foto meer zegt dan 1000 woorden.
En je verbanden/ processen visueel kan maken, waarmee ze beter blijven hangen bij je publiek.

De drie tips voor juist gebruik van PowerPoint

Speciaal voor de situaties waarin PowerPoint wel wat toe kan voegen, heb ik 3 tips. Pas deze toe om het hulpmiddel juist in te zetten tijdens het presenteren van jouzelf of je bedrijf.

1: Bereid eerst je presentatie voor. Maak dan pas een PowerPoint.

Vanmorgen nog had ik een coach gesprek met een deelnemer van het leertraject Stralend Presenteren. Zij mag binnenkort een presentatie gaan geven voor de school waar ze werkt, en liet me de PowerPoint zien die door een bepaald team speciaal voor de gelegenheid was gemaakt.

De dia was werkelijk prachtig… Zelden heb ik zulke mooie plaatjes gezien. Maar inhoudelijk konden we er helemaal niets mee. Want, er stond nog geen verhaal. En het verhaal dat ze wilde vertellen paste niet bij de gemaakte PowerPoint.

Zorg dat je eerst je verhaal op orde hebt. En beslis dan op welke punten je een visueel hulpmiddel als PowerPoint inzet. Zo staat niet het hulpmiddel, maar jouw verhaal centraal. En is niet jouw hulpmiddel leidend, maar de boodschap die jij wilt uitdragen.

2. Zet je PowerPoint ‘uit’ tussen de dia’s door.

Vertel je als makelaar een verhaal over een object en wil je dit laten zien? Geef het publiek dan even de tijd om naar de foto te kijken. Zet de dia vervolgens (tijdelijk) uit, zodat mensen zich weer kunnen focussen op jouw verhaal in plaats van op de foto. Jij en PowerPoint hoeven zo geen strijd aan te gaan om de aandacht van je publiek. Jij bepaalt wanneer hun aandacht naar jou gaat, en wanneer de foto belangrijker is.

Je PowerPoint tijdelijk uitzetten kan heel makkelijk door op de Z van je toetsenbord te klikken (B in het geval van een Mac). Of, als je toetsenbord niet bij de hand is, een ‘lege’ dia te plakken tussen de andere dia’s in. Er zijn ook pointers, waarmee je je scherm tijdelijk uit kunt zetten.

3. Houd het rustig

We zijn geneigd veel te veel toeters en bellen in PowerPoint te willen verwerken. Denk aan het inschuiven van letters, gebruik van meer dan 5 verschillende kleuren. En geluidjes die niets toevoegen aan de inhoud van de presentatie. Wil je de aandacht van je publiek kwijt raken? Dan ben je met het toepassen van deze toeters en bellen goed op weg…

Liever houd je de aandacht op jou en je verhaal gericht. Zorg daarom dat je PowerPoint ‘clean’, rustig is en niet voor onnodige afleiding zorgt. Jij bent het visitekaartje van je bedrijf tijdens het presenteren, niet de PowerPoint die je gebruikt.

Pak je vrijheid terug

Je kent nu mijn visie en hebt de drie tips voor gebruik van PowerPoint tijdens presenteren tot je genomen. Ben je nog niet helemaal overtuigd van de kracht van een presentatie zonder dit hulpmiddel? Bedenk je dan het volgende.

Het is een schijngedachte, als je denkt dat PowerPoint je zekerheid geeft met presenteren. Wanneer je gebruik maakt van dit hulpmiddel ben je afhankelijk van techniek. En die afhankelijkheid geeft juist weer extra spanning, zoals ik ook toelicht in deze korte video over presentatie angst (en wat je mag leren om hier vanaf te komen).

Als jij een presentatie mag geven, dan gun ik jou de aandacht die je verdiend. Ik gun je de vrijheid om jouw boodschap te kunnen delen, zonder afhankelijkheid te zijn van welk hulpmiddel dan ook. Doe jezelf recht toe en ga vol in het spotlicht staan tijdens het presenteren. Pak je moment en maak het verschil.

Ik gun jou en jouw verhaal de aandacht. Net als dat schilderij aan de kale wand.

Samenvatting:
In deze blog heb ik je 3 tips gegeven voor juist gebruik van PowerPoint. Zorg dat je het gebruikt zoals het is bedoelt, namelijk als HULPmiddel. Dit doe je door eerst je verhaal vorm te geven en dan pas een PowerPoint te maken. Zet het scherm (tijdelijk) ‘uit’ als de sheets even geen toegevoegde waarde hebben voor je verhaal. En houd de vormgeving van de dia’s rustig en overzichtelijk. Uitgangspunt voor iedere presentatie is dat niets op het podium zo zou mogen schijnen als jij doet, als spreker.

Wil je leren hoe je jouw gebruik van PowerPoint naar een hoger niveau kunt tillen? Zonder dat het afbreuk doet aan jou en je boodschap? Ga dan aan de slag met de praktische online training PowerPoint 2.0. En leer in 1,5 uur tijd hoe jij het verschil kunt maken ten opzichte van collega’s.

Wil jij leren spreken met meer impact, plezier en gemak? Doe dan mee aan het leertraject Stralend Presenteren. Ik leer jou het verschil te maken in de zakelijke presentaties die je geeft, door jezelf te zijn.

Benieuwd naar mijn speeches? Neem dan een kijkje op mijn YouTube kanaal.